Eine unternehmensweite Odoo-Plattform für die Top Services Group
CONSENSO führt die zuvor verteilten Prozesse mehrerer Gesellschaften der Top Services Group in einer gemeinsamen Odoo-Umgebung zusammen. Von CRM und Offerten über die Personaleinsatzplanung bis zur mobilen Leistungserfassung entsteht eine durchgängige Prozess- und Datenbasis für Verwaltung und Aussendienst.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Vor der Einführung von Odoo arbeiteten die verschiedenen Gruppengesellschaften mit mehreren getrennten Bexio-Instanzen, Abacus für die Lohnverarbeitung sowie weiteren Fach- und Personalsystemen. Ergänzend wurden zahlreiche Prozesse über Excel, Google Sheets, Google Drive und individuelle Anwendungen verwaltet.
Die Systeme waren nicht durchgängig miteinander verbunden. Kunden- und Stammdaten mussten teilweise an mehreren Stellen erfasst und gepflegt werden. Derselbe Kunde konnte in verschiedenen Datenbanken mehrfach vorhanden sein, wodurch gruppenweite Auswertungen nur mit hohem Aufwand möglich waren.
Auch die Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Ferienverwaltung und Verarbeitung der Arbeitsrapporte waren von manuellen Arbeitsschritten und teilweise papierbasierten Abläufen geprägt. Für die Administration bedeutete dies einen erheblichen Aufwand. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Sicht darauf, welche Mitarbeitenden wann bei welchem Kunden eingesetzt waren und welche Leistungen und Materialien dabei erbracht beziehungsweise verwendet wurden.
Lösung mit Odoo
CONSENSO führt die bisher verteilten Prozesse schrittweise in einer gemeinsamen Odoo-Umgebung mit mehreren Gesellschaften zusammen.
Der durchgängige Prozess beginnt bei der Neukundengewinnung und der Erstellung der Offerte. Nach der Auftragsbestätigung werden die benötigten Einsätze geplant und den geeigneten Mitarbeitenden zugewiesen. Dabei berücksichtigt ein individuell entwickeltes Skill-Matching die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten.
Für die operative Arbeit wurde eine mobile Applikation entwickelt und mit Odoo verbunden. Die Mitarbeitenden sehen darin ihren persönlichen Arbeitsplan mit den zugewiesenen Einsätzen. Für jeden Einsatz stehen die Adresse, Arbeitsanweisungen und auftragsspezifische Checklisten zur Verfügung. Die Arbeitszeit kann direkt beim Kunden gestartet und beendet werden. Eine standortbezogene Prüfung stellt sicher, dass die Zeiterfassung nur innerhalb eines definierten Umkreises des Einsatzortes erfolgt. Verwendete Materialien werden direkt dem jeweiligen Einsatz zugeordnet und können anschliessend mit dem Auftrag weiterverarbeitet werden.
Nach Abschluss des Einsatzes dokumentieren die Mitarbeitenden die ausgeführten Arbeiten digital. Wo erforderlich, kann der Arbeitsrapport direkt durch den Kunden bestätigt und unterzeichnet werden. Wiederkehrende Dienstleistungen werden über Odoo Abonnements verwaltet.
Neben den operativen Kunden- und Einsatzprozessen werden auch zentrale Personal-, Lohn- und Verwaltungsprozesse in die neue Systemlandschaft integriert.
Ergebnis
- Gemeinsame Datenbasis für mehrere Gruppengesellschaften
- Weniger redundante Kunden- und Stammdaten
- Durchgängiger Prozess von der Neukundengewinnung bis zum abgeschlossenen Einsatz
- Qualifikationsbasierte Zuteilung der Mitarbeitenden
- Digitale Zeiterfassung und Leistungsdokumentation direkt beim Kunden
- Weniger papierbasierte Rapporte und manuelle Nachbearbeitung
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Einsätzen, Arbeitszeiten und verwendeten Materialien
- Gruppenweite Transparenz über Kundenbeziehungen und erbrachte Leistungen
- Engere Verbindung zwischen Aussendienst, Administration, Personal und Finanzen
- Skalierbare Systemgrundlage für die weitere Entwicklung der Unternehmensgruppe
Projekt auf einen Blick
- Branche
- Reinigung, Gartenbau, Elektroinstallationen und gebäudenahe Dienstleistungen
- Projektart
- Multi-Company-ERP-Implementierung mit individueller mobiler Applikation
- Projektstatus
- Live
- Projektumfang
- Mehrere Gruppengesellschaften sowie mobile Mitarbeitende im Aussendienst
- Besonderheiten: Skill-basiertes Einsatzmanagement, mobile Zeiterfassung und zentrale Personalprozesse
Kompetenzen
- Custom Application Development
- Datenkonsolidierung
- ERP-Implementierung
- Mobile Workforce Management
- Odoo Multi-Company
- Payroll & HR
- Personaleinsatzplanung
- Prozessautomatisierung
- Skill Matching
Über das Unternehmen
Die Top Services Group vereint spezialisierte Unternehmen aus den Bereichen Reinigung, Gartenbau, und Elektroinstallationen. Die Gruppe betreut Privat- und Geschäftskunden in Basel, Baselland, im Fricktal und in der weiteren Nordwestschweiz.
Ein wesentlicher Teil der Leistungen wird direkt beim Kunden erbracht. Entsprechend wichtig sind eine verlässliche Personaleinsatzplanung, klare Arbeitsanweisungen, die mobile Dokumentation der erbrachten Leistungen und eine korrekte Weiterverarbeitung der Einsatzdaten.
Eingesetzte Odoo Apps
Kern-Apps: Kontakte · CRM · Verkauf · Planung · Projekt · Zeiterfassung · Abonnements · Helpdesk
Einkauf und operative Abwicklung: Einkauf · Lager · Barcode · Dokumente · E-Signatur · Website und Portal
Finanzen und Personal: Buchhaltung · Mitarbeitende · Personalabrechnung · Anwesenheiten · Abwesenheiten · Spesen
Zusammenarbeit und Organisation: Dialog · Kalender · To-do
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Multi-Company-Konfiguration für mehrere Gruppengesellschaften
- Individuelles Skill-Matching für die qualifikationsbasierte Einsatzplanung
- Mobile Applikation für die operativen Mitarbeitenden
- Synchronisation von Arbeitsplan und Einsatzinformationen zwischen Odoo und der mobilen Applikation
- Mobile Start- und Stopp-Zeiterfassung
- Standortbezogene Plausibilisierung der Zeiterfassung
- Digitale Arbeitsanweisungen und einsatzbezogene Checklisten
- Erfassung der verwendeten Materialien direkt auf dem Einsatz
- Digitaler Arbeitsrapport mit optionaler Kundenunterschrift
- Verarbeitung der erfassten Zeiten und Leistungen in den nachgelagerten Odoo-Prozessen
Nächste Ausbauschritte
- Weiterführung der buchhalterischen Konsolidierung über die Gruppengesellschaften
- Ausbau der gruppenweiten Finanz- und Managementauswertungen
- Schrittweise Optimierung und Automatisierung weiterer administrativer Abläufe
- Weiterentwicklung der mobilen Prozesse auf Grundlage der Erfahrungen aus dem operativen Einsatz
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.