Subscription Management und sichere Backoffice-Prozesse für OneDoc mit Odoo
CONSENSO betreut und entwickelt die Odoo-Umgebung von OneDoc weiter. Aufträge, Abonnements, wiederkehrende Umsätze, Buchhaltung, Payroll und Personalprozesse werden in Odoo abgebildet – innerhalb eines speziell abgesicherten Betriebs- und Supportmodells.
Auf einen Blick
Ausgangslage
Der Vertriebsprozess von OneDoc wird bis zur Offertstellung in einem vorgelagerten CRM-System geführt. Nach dem Verkaufsabschluss müssen die Kundenaufträge und Abonnements in Odoo übernommen und über ihre gesamte Laufzeit verwaltet werden.
Neben der operativen Subscription-Verwaltung benötigt OneDoc Transparenz über wiederkehrende Umsätze wie Monthly Recurring Revenue und Annual Recurring Revenue. Gleichzeitig werden zentrale Finanz- und Personalprozesse wie Buchhaltung, Payroll, Recruiting und Mitarbeiterbeurteilungen über Odoo abgewickelt.
Die bestehende Odoo-Umgebung war ursprünglich durch einen anderen Implementierungspartner aufgebaut worden. Für die Schweizer Lohnverarbeitung kam eine individuell entwickelte Lösung zum Einsatz. Mit der Verfügbarkeit einer aktuellen Swissdec-zertifizierten Payroll-Lösung entstand die Möglichkeit, diese kundenspezifische Altentwicklung durch eine stärker standardisierte Lösung zu ersetzen.
Als Unternehmen im Gesundheitsumfeld hat OneDoc zudem hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und die Kontrolle technischer Zugriffe. Odoo wird deshalb in einer kundeneigenen Infrastruktur betrieben. Support und Weiterentwicklung erfordern ein speziell abgesichertes Zugriffskonzept.
Lösung mit Odoo
CONSENSO übernahm die Betreuung der bestehenden Odoo-Umgebung von OneDoc und entwickelte sie auf Grundlage der aktuellen fachlichen und technischen Anforderungen weiter.
Nach Abschluss des vorgelagerten Vertriebsprozesses werden die Kundenaufträge in Odoo angelegt. Die zugehörigen Abonnements werden anschliessend über Odoo verwaltet. Laufzeiten, wiederkehrende Leistungen und Umsätze können damit zentral nachverfolgt und ausgewertet werden.
Die Subscription-Daten bilden zugleich die Grundlage für Analysen zu wiederkehrenden Umsätzen. OneDoc kann damit Kennzahlen wie Monthly Recurring Revenue und Annual Recurring Revenue direkt aus den in Odoo geführten Abonnements ableiten.
Zusätzlich werden Buchhaltung und Personalabrechnung sowie weitere Personalprozesse in Odoo abgebildet. Dazu gehören unter anderem Recruiting und Mitarbeiterbeurteilungen. Auch E-Mail-Marketing wird über die gemeinsame Plattform unterstützt.
Ein wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung war die Migration der Schweizer Payroll von einer kundenspezifischen Lösung auf eine aktuelle Swissdec-zertifizierte Odoo-Payroll-Lösung. Dadurch konnte die Abhängigkeit von einer historisch gewachsenen Individualentwicklung reduziert und die Lohnverarbeitung näher an den heutigen Odoo-Standard herangeführt werden.
Für Support und Weiterentwicklung etablierte CONSENSO ein speziell abgesichertes technisches Setup. Der Zugriff auf die Odoo-Systeme und Datenbanken erfolgt kontrolliert über VPN und zusätzliche Sicherheitsmassnahmen. Damit kann die produktive Umgebung betreut werden, ohne die besonderen Schutzanforderungen von OneDoc zu vernachlässigen.
Die Odoo-Lösung unterstützt dabei die kommerziellen, finanziellen und personellen Unternehmensprozesse. Die medizinische Terminplattform und die eigentliche Verwaltung der Patiententermine sind davon getrennte OneDoc-Kernsysteme.
Ergebnis
- Zentrale Verwaltung der wiederkehrenden Kundenabonnements
- Transparenz über laufende Verträge und wiederkehrende Umsätze
- Gemeinsame Plattform für Subscription Management, Finanzen und Personalprozesse
- Reduzierte Abhängigkeit von einer historisch gewachsenen Payroll-Individualentwicklung
- Stärkere Nutzung standardisierter und zertifizierter Odoo-Funktionen
- Kontrollierter technischer Zugriff auf die produktive Umgebung
- Berücksichtigung der erhöhten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
- Verlässliche Grundlage für den laufenden Support und die weitere Systementwicklung
- Verbindung von fachlicher Odoo-Beratung mit spezifischem Infrastruktur- und Security-Know-how
Projekt auf einen Blick
- Branche
- Digital Health und Gesundheitsplattform
- Projektart
- Übernahme, Standardisierung und Weiterentwicklung einer bestehenden Odoo-Umgebung
- Projektstatus
- Produktiv und in laufender Weiterentwicklung
- Geschäftsmodell: Wiederkehrende Abonnements für medizinische und therapeutische Leistungserbringer
- Hosting: Betrieb auf einer kundeneigenen Infrastruktur
- Besonderheiten: Subscription Management, Schweizer Payroll sowie abgesicherter Supportzugriff
Kompetenzen
- Accounting & HR
- Digital Health
- Legacy Customization Replacement
- Odoo Application Management
- Odoo Subscription Management
- Recurring Revenue
- Secure Infrastructure
- Swiss Payroll
- VPN Access
Über das Unternehmen
OneDoc ist eine Schweizer Plattform für die digitale Terminbuchung im Gesundheitswesen. Patientinnen und Patienten können Ärztinnen, Ärzte, Zahnärzte sowie Therapeutinnen und Therapeuten finden und Termine online buchen oder verwalten. Für Gesundheitseinrichtungen bietet OneDoc unter anderem Online-Terminbuchung, Telekonsultationen und die Anbindung an bestehende Praxissoftware.
Medizinische und therapeutische Anbieter nutzen OneDoc über ein wiederkehrendes Abonnement. Sie werden auf der Plattform sichtbar und können die Terminbuchung in ihre eigene Website oder bestehende Praxissoftware integrieren.
Das Geschäftsmodell stellt besondere Anforderungen an eine zuverlässige Abonnementverwaltung, die Auswertung wiederkehrender Umsätze und die sichere Verarbeitung der administrativen Unternehmensdaten.
Eingesetzte Odoo Apps
Kern-Apps: Verkauf · Abonnements · Buchhaltung · Personalabrechnung
Personalmanagement: Mitarbeitende · Personalbeschaffung · Beurteilungen
Marketing: E-Mail-Marketing
Die genaue App-Konfiguration kann aufgrund der bestehenden und laufend weiterentwickelten OneDoc-Umgebung zusätzliche technische oder unterstützende Apps umfassen.
Schnittstellen und individuelle Erweiterungen
- Übergabe des abgeschlossenen Verkaufsprozesses aus einem vorgelagerten CRM-System an Odoo
- Anlage und Verwaltung der Kundenaufträge in Odoo
- Subscription Management für wiederkehrende Kundenverträge
- Auswertung von Monthly Recurring Revenue und Annual Recurring Revenue
- Migration von einer kundenspezifischen Schweizer Payroll-Lösung
- Einführung einer stärker standardisierten Swissdec-zertifizierten Payroll-Lösung
- Betrieb von Odoo auf der kundeneigenen Infrastruktur
- Kontrollierter Supportzugriff über VPN
- Zusätzliche technische Sicherheitsmassnahmen für Support und Weiterentwicklung
- Laufende Betreuung und Weiterentwicklung einer von einem früheren Implementierungspartner übernommenen Odoo-Umgebung
Weitere Projekte
Welche Odoo-Apps passen zu Ihrem Unternehmen?
In einem Gespräch klären wir, ob wir bereits Erfahrungen in einer ähnlichen Situation haben, und wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte.