Wer sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigt, stösst früher oder später auf den Begriff ERP. Die Abkürzung steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software, mit der zentrale Abläufe eines Unternehmens geplant, gesteuert und miteinander verbunden werden können. Hinter dem technisch klingenden Begriff steckt im Grunde eine einfache Idee: Informationen sollen nicht in einzelnen Abteilungen, Dateien oder Programmen isoliert bleiben, sondern dort verfügbar sein, wo sie für den nächsten Prozessschritt benötigt werden.Ein Beispiel aus dem Alltag zeigt schnell, was damit gemeint ist. Ein potenzieller Kunde meldet sich beim Vertrieb und wird im CRM erfasst. Daraus entsteht später ein Angebot, anschliessend ein Auftrag und je nach Unternehmen vielleicht eine Lieferung, ein Projekt oder eine Dienstleistung. Am Ende wird die Leistung fakturiert und die Geschäftsleitung möchte wissen, welcher Umsatz entstanden ist, welche Kosten angefallen sind und wie profitabel der Auftrag war. Sind diese Schritte auf mehrere voneinander getrennte Systeme verteilt, müssen Daten immer wieder übertragen, exportiert oder neu eingegeben werden. Ein ERP-System versucht genau diese Übergänge zu reduzieren und die einzelnen Prozesse miteinander zu verbinden.
Welche Aufgaben übernimmt ein ERP-System?
Ein ERP-System kann je nach Unternehmen sehr unterschiedliche Bereiche abdecken. Dazu gehören beispielsweise Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltung, Projektmanagement, Produktion, Personalwesen oder Zeiterfassung. Entscheidend ist jedoch nicht die Anzahl der verfügbaren Module. Der eigentliche Nutzen entsteht dadurch, dass die einzelnen Bereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten können.Wird aus einem Angebot ein Auftrag, müssen Kunden- und Produktinformationen nicht nochmals neu erfasst werden. Eine Bestellung kann Auswirkungen auf Lager und Einkauf haben, ein abgeschlossener Auftrag kann direkt in die Fakturierung übergehen und dieselben Daten können später für Reporting und Controlling verwendet werden. Dadurch entsteht eine durchgängige Prozesskette, anstatt dass Informationen an jeder Schnittstelle neu verarbeitet werden müssen.Bei Odoo ist dieser Gedanke besonders sichtbar. CRM, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte, Buchhaltung und weitere Anwendungen sind Teil derselben Plattform. Ein Unternehmen muss nicht zwingend alle Bereiche gleichzeitig einführen, sondern kann die Systemlandschaft entsprechend der eigenen Prozesse aufbauen und später erweitern.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
ERP und CRM werden häufig im gleichen Zusammenhang genannt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Ein CRM konzentriert sich vor allem auf Kundenbeziehungen und Vertriebsprozesse. Dort werden beispielsweise Leads, Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten und die Sales Pipeline verwaltet. Ziel ist es, den Vertrieb strukturiert zu steuern und nachvollziehen zu können, wie sich Interessenten und Kunden entlang des Verkaufsprozesses entwickeln.Ein ERP umfasst einen deutlich breiteren Teil der operativen Unternehmensabläufe. Neben Vertrieb und Kundeninformationen können darin unter anderem Einkauf, Lager, Buchhaltung, Projekte oder Produktion abgebildet werden. Der wesentliche Unterschied liegt deshalb weniger in einzelnen Funktionen als in der Reichweite des Systems. Während ein CRM vor allem die Beziehung zum Kunden und den Verkaufsprozess unterstützt, verbindet ein ERP verschiedene Unternehmensbereiche miteinander und schafft eine gemeinsame Grundlage für operative Abläufe.Bei Odoo ist das CRM beispielsweise Teil einer umfassenderen ERP-Plattform. Leads und Verkaufschancen können direkt mit Angeboten, Aufträgen, Projekten, Lieferungen oder der Fakturierung verknüpft werden. Dadurch müssen Informationen nicht bei jedem Prozessschritt erneut in einem anderen System erfasst werden.
Sind SAP und ERP dasselbe?
Auch diese Frage taucht bei Google immer wieder auf. Die Antwort ist klar: ERP bezeichnet eine Softwarekategorie und keine bestimmte Marke. SAP ist ein Anbieter von ERP-Systemen, genauso wie beispielsweise Microsoft, Oracle, Abacus oder Odoo unterschiedliche Lösungen für die Steuerung von Geschäftsprozessen anbieten.Die Frage, ob SAP und ERP dasselbe sind, lässt sich deshalb mit einem einfachen Vergleich erklären. Ein Automobilhersteller bietet Fahrzeuge an, ist aber nicht mit der Kategorie Auto gleichzusetzen. Genauso bietet SAP ERP-Lösungen an, während ERP beschreibt, um welche Art von Unternehmenssoftware es sich handelt.Für Unternehmen ist diese Unterscheidung wichtig, weil eine ERP-Evaluation nicht bei einem bestimmten Hersteller beginnen sollte. Zuerst muss geklärt werden, welche Prozesse abgebildet werden sollen, welche Systeme bereits vorhanden sind und welche Anforderungen das Unternehmen in Zukunft haben wird. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Plattform dazu passt.
Kann Excel ein ERP-System ersetzen?
Excel ist aus vielen Unternehmen nicht wegzudenken und wird auch mit einem modernen ERP-System weiterhin seine Berechtigung haben. Für Kalkulationen, individuelle Analysen, Planungen oder kurzfristige Auswertungen ist eine Tabellenkalkulation sehr flexibel. Kritisch wird es jedoch dort, wo Excel zu einem festen Bestandteil operativer Geschäftsprozesse wird.Wenn beispielsweise ein Auftrag im CRM erfasst, anschliessend in eine Excel-Datei übertragen und danach nochmals im ERP angelegt wird, entsteht bei jedem Schritt zusätzlicher Aufwand. Dasselbe gilt für Lagerlisten, Projektübersichten oder Reportings, die manuell aus mehreren Systemen zusammengesetzt werden müssen. Solche Abläufe können lange funktionieren, werden mit zunehmendem Wachstum aber immer schwieriger zu kontrollieren.Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Excel abgeschafft werden soll. Viel wichtiger ist die Abgrenzung zwischen Aufgaben, für die eine flexible Tabelle sinnvoll ist, und Prozessen, die dauerhaft innerhalb eines Unternehmenssystems abgebildet werden sollten.
Wann lohnt sich ein ERP für ein KMU?
Eine feste Unternehmensgrösse, ab der ein ERP zwingend notwendig wird, gibt es nicht. Die Komplexität der Geschäftsprozesse ist meist aussagekräftiger als die Anzahl Mitarbeitender. Ein Unternehmen mit zehn Personen kann bereits mehrere Systeme, komplexe Lagerprozesse und zahlreiche Kundenprojekte verwalten, während ein grösseres Unternehmen mit vergleichsweise einfachen Abläufen arbeitet.Hinweise auf einen steigenden Handlungsbedarf zeigen sich häufig im Alltag. Kundendaten werden an mehreren Stellen gepflegt, Mitarbeitende müssen Informationen zwischen Systemen übertragen, Reports benötigen mehrere Exporte oder niemand ist ganz sicher, welche Datei den aktuellsten Stand enthält. Auch wenn zusätzliches Wachstum fast automatisch mehr administrative Arbeit verursacht, lohnt sich ein genauerer Blick auf die bestehende Prozesslandschaft.Ein ERP kann in solchen Situationen helfen, Abläufe zu vereinheitlichen und Daten dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass automatisch jedes bestehende System ersetzt werden muss.
Muss ein ERP alle bestehenden Systeme ersetzen?
Gerade bei gewachsenen Unternehmen gibt es häufig spezialisierte Anwendungen, die ihre Aufgabe sehr gut erfüllen. Eine branchenspezifische Software, eine Produktionslösung oder ein spezialisiertes Planungssystem muss deshalb nicht zwangsläufig verschwinden, nur weil ein ERP eingeführt wird.Die entscheidende Aufgabe besteht darin, eine sinnvolle Systemarchitektur aufzubauen. Dabei wird geklärt, welche Prozesse innerhalb des ERP abgebildet werden, welche Speziallösungen bestehen bleiben und wie diese Systeme miteinander kommunizieren. Schnittstellen und Datenflüsse sind deshalb ein wichtiger Bestandteil einer modernen ERP-Landschaft.Ein gutes ERP-Projekt beginnt folglich nicht mit der Frage, wie möglichst viele Programme ersetzt werden können. Es beginnt mit der Frage, wie die Geschäftsprozesse künftig funktionieren sollen.
Welches ERP ist das richtige?
Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht. Das beste ERP ist nicht zwangsläufig das System mit den meisten Funktionen, sondern die Lösung, die zu den Prozessen, Anforderungen und Entwicklungszielen eines Unternehmens passt.Für viele Schweizer KMU kann Odoo aufgrund seines modularen Ansatzes interessant sein. Unternehmen können gezielt mit den benötigten Bereichen beginnen und die Plattform später erweitern. Ob Odoo tatsächlich die richtige Lösung ist, sollte jedoch immer aus den konkreten Prozessen heraus beurteilt werden.Eine gute ERP-Evaluation beginnt deshalb nicht mit einer Produktpräsentation. Sie beginnt mit einem klaren Verständnis der heutigen Arbeitsweise und der Frage, wie das Unternehmen in Zukunft arbeiten möchte.H
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